Begin bij verantwoordelijkheden
Bepaal voordat u informatie deelt waar iedere aanbieder daadwerkelijk voor verantwoordelijk is. Een chauffeur heeft mogelijk een aankomsttijd en eindadres nodig. De aanbieder van het verblijf kan namen van gasten en aankomstgegevens nodig hebben. Een jachtexploitant kan eigen passagiersgegevens en informatie voor verplichte controles moeten verzamelen.
Met zo'n overzicht van verantwoordelijkheden voorkomt u gemakkelijker dat uit gemak het volledige reisschema naar iedere leverancier gaat.
Houd praktische gegevens en persoonlijke informatie uit elkaar
Praktische gegevens zijn bijvoorbeeld tijden, adressen, referentienummers en afgesproken ontmoetingspunten. Persoonlijke informatie kan gaan over voorkeuren, familieomstandigheden, gezondheid of de reden voor een bepaalde verplaatsing.
Een aanbieder die de eerste categorie nodig heeft, hoeft niet automatisch de tweede te ontvangen. Door ze te scheiden deelt u minder onnodige informatie en zijn wijzigingen eenvoudiger door te geven.
Deel wijzigingen alleen met wie ze nodig heeft
Bij een gewijzigde aankomsttijd is het verleidelijk om alle aanbieders tegelijk te informeren. Bepaal liever eerst welke aansluitingen en overdrachtsmomenten daadwerkelijk van die wijziging afhangen.
Zo vermindert u zowel overbodige berichten als de verspreiding van gegevens. Aanbieders ontvangen informatie waarmee ze iets moeten doen; anderen krijgen geen details die voor hun werk niet nodig zijn.
Gebruik de beveiligde werkwijze van de aanbieder
Stuur identiteitsdocumenten, betaalgegevens en andere gevoelige informatie niet zomaar door in een informele berichtenwisseling over de reis. Gebruik waar beschikbaar de beveiligde werkwijze van de betrokken aanbieder en controleer wie de gegevens opvraagt.
Château & Bateau hoort reizigers nooit aan te moedigen gevoelige gegevens via het platform te versturen als de zelfstandige aanbieder die rechtstreeks nodig heeft voor zijn eigen dienstverlening.
Bewaar één afgeschermd totaaloverzicht
Degene die de reis coördineert, kan wel een volledig overzicht nodig hebben. Behandel dat totaaloverzicht anders dan de delen die u met afzonderlijke aanbieders deelt.
Een praktische aanpak is om het volledige reisschema afgeschermd te bewaren en per aanbieder een versie te maken met alleen het relevante reisonderdeel, de contactgegevens en de informatie voor onvoorziene situaties.
Privacy vraagt om zorgvuldig handelen
Een reis in het hogere segment hoort discreet te voelen doordat zorgvuldig met informatie wordt omgegaan, niet doordat overal in de marketing het woord ‘privé’ staat.
Iedere aanbieder blijft verantwoordelijk voor de eigen gegevensverwerking, beveiliging, overeenkomst en dienstverlening. Château & Bateau biedt redactionele informatie en verwijzingen; alleen door onderdelen van een reis met elkaar te verbinden wordt het niet de verwerkingsverantwoordelijke voor transacties met zelfstandige aanbieders.